Blog

يتم تطوير الأعمال القوية بكل الوسائل الممكنة. في الوقت الحاضر، يتقدم العالم بسرعة من حيث التكنولوجيا، وأي شركة أو مؤسسة لا تتعامل مع عالم التكنولوجيا الذي يتحسن بسرعة ستبقى متخلفة عن الركب. لدى الشركات مئات العمليات في نظام الإدارة وكل واحدة منها تتطلب التحديث بمرور الوقت. المشكلة مع الشركات القديمة أو الشركات التي لا تزال تتبع العقلية القديمة أو التقليدية هي أنها لا تحاول أو تميل أو تشجع التحسينات في التكنولوجيا التي تتخلف عنها. وفي الوقت الحاضر، فإن التأخر يشبه تدمير عملك ورؤيتك ورسالتك. إحدى العمليات الحاسمة في إدارة الأعمال، خاصة في شركة العمليات اللوجستية، هي الفاتورة التي تسلط الضوء على التفاصيل الهامة لملخص الطلب. وهناك ضجة كبيرة حول تحويل نظام الفواتير التقليدي إلى الفواتير الإلكترونية.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

تشير الفواتير إلى مستند يحتوي على معلومات متنوعة بخصوص طلب معين. على سبيل المثال، إذا قمت بتقديم طلب بكميات معينة وتحتاج إلى تسليمه إلى موقع ما، فسيتم إنشاء فاتورة لإرشادك حول الكميات الفردية للمنتجات التي يتم تسليمها وأسعارها ومعلومات أخرى. ثم يتم تلخيص قائمة المنتجات بأكملها لتوفير الأرقام الإجمالية. في السابق وفي بعض أنحاء العالم حاليًا، يتم إجراء الفواتير فعليًا على الورق. يؤدي هذا إلى مجموعة واسعة من المدخلات المطلوبة من الشخص وهذا بدوره يؤدي إلى المزيد من فرص حدوث الأخطاء.

تُعد الفاتورة أحد أشكال المستندات شديدة الأهمية لجميع أنواع المؤسسات. في جوهر الأمر، تزداد أهمية الفاتورة بشكل كبير عندما تسأل شركة عمليات لوجستية مثل Tachyon. تتلقى هذه الشركات الطلبات وتقدمها وتنفذها بكميات كبيرة كل ساعة ولا يتوقف إصدار الفواتير هنا أبدًا. وبالتالي، فإن العمل فعليًا على الفاتورة يتطلب وقتًا أطول مما نعتقد. ولا تستطيع مثل هذه الشركات تحمل أي فرص لحدوث أخطاء لأنها تعطل القناة بأكملها. وبالتالي فإن الفواتير الإلكترونية أصبحت ضرورة واتجاهًا ينمو بسرعة.

تشير الفاتورة الإلكترونية إلى الفاتورة التي يتم إنشاؤها على جهاز الكمبيوتر. قد تخلط بينها وبين الفاتورة التي يتم إنشاؤها من خلال نوع ما من الكتابة ولكن هذه الفاتورة ليست فاتورة إلكترونية. يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية فقط على برنامج أو نظام مخصص. يمكن للعديد من المطورين إنشاء برامج مخصصة لكل شركة لتسهيل عملية إصدار الفواتير. وهذا يقلل من المدخلات البشرية ويزيل تقريبًا أي فرص للخطأ.

فوائد الفواتير الإلكترونية للشركات في المملكة العربية السعودية

تعد المملكة العربية السعودية دولة سريعة النمو في مجال التقدم التكنولوجي. وعلى الرغم من أنهم يتحولون نحو السياحة، إلا أنه يمكن رؤية التكنولوجيا واحترامها ومتابعتها في كل مكان في المملكة العربية السعودية. للمضي قدمًا، تعمل ZATCA أو هيئة الزكاة والضرائب والجمارك على الترويج لاستخدام الفواتير الإلكترونية في جميع أنحاء البلاد لتحقيق فوائد معينة ستستمر بسلاسة لفترة طويلة. دعونا نناقش فوائد الفواتير الإلكترونية بالتفصيل.

الكفاءة و الدقة

العمل الذي يتسم بالكفاءة هو الذي ينتج عنه أقل عدد من الأخطاء والحوادث أو لا ينتج عنها أي عدد من الأخطاء. وهذا لن يكون ممكنا إلا من خلال تقليل الجهد البشري، والمدخلات، والتدخل. عندما تتجه نحو أتمتة نظام الإدارة، يمكنك مسح فوائد النتائج المحسنة بمستوى رائع من الدقة والكفاءة. توفر الفواتير الإلكترونية إنشاءًا سريعًا من خلال نظام محدد مسبقًا يوفر بالتالي تفاصيل دقيقة من الدقة وبكفاءة.

معالجة سريعة معالجة سريعة

تتميز الفواتير الإلكترونية بالسرعة في توفير النتائج للمستخدمين. توفر ZATCA نفسها نظامًا للفوترة الإلكترونية يساعد الشركات على إنشاء الفواتير إلكترونيًا بسرعة. نظرًا لأن العملية تعتمد على الأتمتة وكل شيء يحدث من خلال برامج مخصصة، فلا داعي لوقت انتظار. تقوم بتسجيل الدخول إلى برنامجك، وإدخال الحد الأدنى من المعلومات الضرورية، ويتم إنشاء فاتورتك الإلكترونية التي يمكنك بعد ذلك مشاركتها مع عميلك والآخرين على حد سواء.

تخفيض تكاليف الفاتورة المعالجة والتسليم

تقدم ZATCA خدمات الفاتورة الإلكترونية للشركات المسجلة في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية. ما يقدمه لهم هذا هو برنامج ومنصة حيث يمكنهم بسهولة توفير الحد الأدنى من المعلومات الأساسية. بعد ذلك، تم تصميم البرنامج بطريقة تقوم تلقائيًا بإنشاء المعلومات المشتركة المطلوبة والضرورية لإدراجها في الفاتورة. عندما يحدث ذلك، يكون هناك حاجة إلى الحد الأدنى من الجهد البشري تقريبًا مما يظهر الحد الأدنى من الحاجة للتدخل البشري وفي المقابل يقلل من فرص حدوث الأخطاء.

تقليل الأخطاء اليدوية

يمكن لأي شخص أن يكون مدربًا جيدًا ويتمتع بالخبرة في أي نوع من الأدوار الوظيفية التي يقوم بها. ومع ذلك، قد يمثل وجودهم تحديًا أيضًا عند العمل تحت الضغط أو محاولة الالتزام بموعد نهائي. في كل هذه الحالات، هناك فرص لحدوث أخطاء لأن الأخطاء البشرية موجودة دائمًا. في مجال التشغيل الآلي، نظرًا لعدم وجود حاجة للتدخل البشري بمعدل مرتفع، تكون فرص الخطأ ضئيلة.

مقارنة مثيرة للاهتمام بين الفواتير الفعلية والإلكترونية

أي شيء يمكن القيام به ماديًا وإلكترونيًا يوفر فرقًا واضحًا ومحددًا. علاوة على ذلك، توفر مثل هذه المقارنة اختلافات جذرية واضحة بدرجة كافية ليتمكن المرء من ملاحظة مدى التباعد بين الأمرين. الفواتير هي شيء يتم إجراؤه فعليًا لفترة أطول ولكن يتم الآن تحويله نحو الجيل الإلكتروني. ومن ثم، فإننا نعتقد أن هذا هو الوقت المثالي لتقديم فرق بناء بين المنهجيتين لإنشاء الفواتير.

إنشاء الفاتورة الفعلية

• يتم إعداد الفاتورة الفعلية يدويًا. قد تكون الفاتورة اليدوية هي تلك التي يتم إنشاؤها على ورقة فعليًا أو من خلال أي من الأوراق الموجودة على جهاز الكمبيوتر.
• يعد إنشاء فاتورة يدوية مهمة شاقة لأنها تتضمن العديد من المنتجات وكمياتها وأسعارها التي سيتم إدراجها فعليًا من خلال حسابات مختلفة ثم الحساب المبلغ الإجمالي. ويتضمن ذلك أيضًا قضاء المزيد من الوقت في ورقة بسيطة يمكن إنتاجها إلكترونيًا.
• عندما يتعلق الأمر بالتدخل البشري، تصبح مهمة بسيطة ومباشرة تستغرق وقتًا طويلاً. وذلك لأنه عند إنشاء فاتورة فعليًا، يجب مراعاة العديد من الجوانب ويجب تحقيق الدقة بعد إجراء حسابات شاملة ومراجعة شاملة. ومن ثم فإن مثل هذه الأنشطة تحتاج إلى وقت.
• الشيء الذي يتم إنجازه وتنفيذه وإنشاءه بواسطة الإنسان ينطوي على نوع من الخطأ الذي يطرق الباب. تجلب الحسابات الرقمية دائمًا فرص حدوث أخطاء، وعندما تصل الفواتير إلى حد أعلى من العمق، يمكن أن تكون الأخطاء مرئية.
• بمجرد اكتمال المهمة، ليست هناك حاجة لإعادة فحصها وتدقيقها. عند القيام أو إنشاء شيء مثل الفاتورة يدويًا، يجب أيضًا إجراء التدقيق المتقاطع أو إعادة الفحص يدويًا. وبالتالي، قد تكون هناك فرص للتعرف على الأخطاء عند الفحص اليدوي أو تفويتها مرة أخرى عند إعادة الفحص أيضًا.

الفاتورة الإلكترونية الجيل

• بخلاف الفاتورة الفعلية التي يتم إنشاؤها يدويًا، فإن الفاتورة الإلكترونية هي شيء يتم إنشاؤه باستخدام برنامج مخصص أو متوافق لإعداد فواتير الفواتير. تم إنشاء هذه البرامج وصياغتها خصيصًا لإنشاء أي نوع من الفواتير. كل ما عليك فعله هو إدخال المعلومات الأساسية وسيتم تقديم جميع الحسابات بواسطة البرنامج.
• عندما تعتمد طريقة إلكترونية لفعل شيء ما، فأنت لا تقتصر على مهمة واحدة. يكمن جمال البرامج الإلكترونية في أنها تقدم لك فوائد ومزايا إضافية إلى جانب العمل الأساسي الذي تقوم به من خلال البرنامج.
• أجهزة الكمبيوتر هي آلات تعمل بسرعة، والبرمجيات الموجودة داخل جهاز الكمبيوتر تجعل أي عمل يتم إنجازه بسرعة. يوفر البرنامج المخصص لإنشاء الفواتير هذا الترفيه حيث يقومون بإنشاء فاتورة إلكترونية على الفور. ومن ثم، بمجرد إدخال المعلومات الضرورية، يتم تنفيذ العمليات الحسابية في وقت قصير جدًا، مما يوفر الوقت الكافي إما للعمل على فاتورة جديدة، أو إعادة توجيه الفاتورة، أو العمل على أي شيء آخر.
• يوفر البرنامج مستوى عاليًا من الدقة والدقة وتعدد الاستخدامات. ومع ذلك، فإن ما يتوقعه الناس من مستندات مثل الفاتورة هو أنها خالية من الأخطاء. على الرغم من وجود مخاطر حدوث أخطاء في كل مكان، إلا أن الفاتورة الإلكترونية أقل عرضة للأخطاء من الفاتورة التي يتم إنشاؤها فعليًا.

الاستنتاج

Tachyon هي شركة عمليات لوجستية راسخة رقمية بالكامل. تتضمن مبادئ عملها توفير السهولة للعملاء والمستخدمين على حد سواء من خلال شبكة تشغيل سلسة تتضمن مكونات رقمية. أحد المكونات التي تستخدمها هو إنشاء الفاتورة الإلكترونية من خلال التعاون مع ZATCA. نظرًا لأن المملكة العربية السعودية تتحرك بسرعة نحو التقدم الرقمي، فإنها تقدم حلولاً ومساعدة متنوعة للشركات التي تعمل إما على نوع ما من الرقمنة أو تخطط للقيام بذلك. مع كل ما يحدث لتوفير فوائد للشركات، تقع على عاتق الشركات الآن مسؤولية التكيف مع المنظمات الحكومية مثل ZATCA التي تقدم حلولاً برمجية رائعة لعمليات الإدارة.

الأسئلة الشائعة

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إنشاؤها من خلال استخدام برامج إلكترونية مخصصة. يحتوي البرنامج الإلكتروني المخصص على المكونات اللازمة لمساعدة المستخدمين على إنشاء الفواتير من خلال توفير الحد الأدنى من المعلومات. ويكمن جمال هذه البرامج في أنها خالية من الأخطاء وموفرة للوقت ومفيدة بعدة طرق.

ما الفائدة الأساسية من إنشاء فاتورة إلكترونية؟

أفضل ميزة لإنشاء فاتورة إلكترونية هي خلوها من الأخطاء. تعتبر الفواتير مستندات بالغة الأهمية، خاصة في شركة العمليات اللوجستية حيث يمكن أن يؤدي الحد الأدنى من الأخطاء إلى مشاكل كبيرة تتطلب تصحيحًا متعمقًا.

ما هو أحد العيوب المهمة في الفاتورة التي يتم إنشاؤها فعليًا؟

تستهلك الفاتورة التي يتم إنشاؤها فعليًا الوقت، ولكن سيتم قبول الفاتورة التي تم إنشاؤها فعليًا والتي استغرقت وقتًا طويلاً حتى تكون خالية من الأخطاء. ومع ذلك، فإن الفاتورة التي يتم إنشاؤها فعليًا ليست خالية من الأخطاء وستحتاج إلى إعادة صياغة في شكل إعادة فحص. هذه العملية تستهلك المزيد من الوقت وتقلل من مصداقية الفاتورة.

ما هي المنظمة التي تقدم برنامج فوترة مخصصًا للفواتير في المملكة العربية السعودية؟

توفر ZATCA أو هيئة الزكاة والضرائب والجمارك برنامجًا مخصصًا لإنشاء الفواتير يساعد الشركات على إنشاء وإنشاء الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.

ما بعض فوائد الفاتورة الإلكترونية؟

تأتي الفاتورة الإلكترونية بمزايا معينة تشمل:

• ضمان الحقوق لجميع الأطراف
• توفير الوقت والجهد
• فواتير ضريبية مبسطة
• رموز QR على جميع الفواتير