شرف المسؤولون اللوجستيون على العديد من الإجراءات الحاسمة اللازمة للتنفيذ الفعال والمقنع لعمليات التسليم. ومن بين أهمها أفضل الممارسات لإدارة مستندات النقل، والتي توفر وصولاً سريعًا وبسيطًا إلى وثائق الشحن للمديرين التنفيذيين والشاحنين والسائقين والناقلين والوسطاء والمستهلكين. وفي غضون ذلك، يُعتقد أن ما يقرب من 15% من تكاليف الشحن مرتبطة بالسجلات والوثائق والإدارة. يؤدي إنشاء المستندات الرقمية إلى تبسيط عملية تبادل المعلومات بين المشاركين في سلسلة التوريد وتقليل تكاليف التشغيل المرتبطة بإجراءات إدارة الشحن القياسية. دعونا نتفحص كيفية تبسيط إدارة الأعمال الورقية اللوجستية من خلال الاستفادة من خدمات تاكيونTMS المتقدمة والآلية ضمن منصة مترابطة.

حول TMS

نظام إدارة النقل هو برنامج مصمم لمساعدة الشركات في إدارة الخدمات اللوجستية لنقل العناصر الملموسة. يساعد برنامج TMS اللوجستي، وهو جزء من نظام إدارة سلسلة التوريد بالكامل، على ضمان تسليم المنتجات في الوقت المحدد من خلال تتبع الشحن على الطرق المحلية والعالمية، وزيادة الأحمال ومسارات الشحن، وأتمتة المهام الشاقة مثل فواتير الشحن ووثائق الإخلاص للتصدير.

يمكن لكل من المؤسسات والمستخدمين خفض التكاليف باستخدام نظام TMS. تم تحقيق تكافؤ الفرص من خلال تقديم برنامج نظام إدارة النقل القائم على السحابة. كان برنامج TMS في السابق حصريًا للمؤسسات الكبيرة، لكن الشركات الصغيرة تستخدمه الآن لأنها تحتاج إلى نظام رقمي متكامل لتظل قادرة على المنافسة في سوق اليوم. يؤدي توسع صناعة التجارة الإلكترونية والتقنيات السحابية إلى زيادة الطلب على برامج TMS. بالنسبة للمؤسسات الكبيرة أو الصغيرة التي تحتاج إلى إدارة الأحمال والعمليات التي تتدفق عبر واجبات كل قسم، يعد نظام إدارة النقل، أو TMS، آلية فعالة وأساسية.

لماذا تحتاج إلى التوثيق الرقمي؟

إن القدرة على التعامل مع كميات هائلة من البيانات بسرعة وموثوقية وبموارد أقل أمر ممكن من خلال شيء واحد يحدد الرقمنة. بفضل التكنولوجيا، يمكن الآن فحص آلاف الأوراق البحثية وتصنيفها ومشاركتها في غضون ثوانٍ؛ إن معالجة نفس الكمية من البيانات يدويًا قد تستغرق شهورًا وتتطلب قسمًا إداريًا كبيرًا مزودًا بعدد كافٍ من الموظفين. تتوفر تقنيات مختلفة لرقمنة الوثائق المتعلقة بالنقل، مما يوفر المزيد من الخيارات تدريجيًا للطبقات اللاحقة. جميعهم يسعون جاهدين لإنشاء وسائل نقل رقمية ومتصلة بالشبكة وغير ورقية. الشركات التي تتقدم من خلال هذه العملية تنتقل من شركات النقل الأساسية إلى مقدمي الخدمات. في هذه المرحلة الجديدة، تستخدم شركات النقل تخزين البيانات لاستكشاف فرص عمل جديدة، وتعزيز قدرتها على المنافسة، وتحسين إدارة العلاقات الداخلية والعلاقات الشخصية. إن مراقبة كل العوامل التي تؤثر على كل جزء من قناة المشتريات أمر ضروري للشركات التي تعتمد بشكل كبير على الخدمات اللوجستية؛ وهذا ما يجعل شبكة التوزيع ناجحة. يعد برنامج TMS ضروريًا عند تحديد الناقل الذي سيتعامل مع الخدمة والأحمال وإدارة الأسعار والأحمال والمهام الأخرى. يجمع برنامج TMS بين جميع العوامل للتعامل مع النقل بأكثر الطرق فعالية وأفضل قدر الإمكان. حقيقة أن نظام إدارة النقل هو تطبيق للتعامل مع النقل الرئيسي للبضائع والطرود والبضائع بين المدن، من بين أمور أخرى، هو أحد أهم ميزاته. يعد نظام TMS أحد مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة سلسلة التوريد الأخرى. إن تحسين الفعالية التشغيلية، وزيادة المبيعات، وتتبع الموردين اللوجستي، وإعادة تنظيم الحاويات بشكل أفضل، وسلطة النشاط، وتوفير التكاليف ليست سوى بعض من مزايا نظام TMS.

نظام إدارة المستندات المتقدم

يمكنك التخلص من المستندات الورقية ومراسلات البريد الإلكتروني باستخدام المستندات الرقمية المرتبطة داخل منصة واحدة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمشرفي النقل متابعة جميع أوراق الشحن بسبب التطورات في التخزين السحابي، وجمع البيانات في الوقت الحقيقي، وتحديثات التتبع عند الطلب. قد تعمل الفرق بشكل أكثر إنتاجية وتتفاعل بسهولة أكبر لأن حلول TMS المستضافة على السحابة تمكن الجميع من الوصول إلى الوثائق اللوجستية من أماكن مختلفة. يمكن الوصول إلى جميع وثائق الشحن المطلوبة على الفور بمساعدة تاكيون TMS.

يقوم نظام قوي لإدارة محتوى الشركة بتنظيم وتأمين أنواع مختلفة من المواد، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمستندات والصور والمعلومات الإضافية. فهو يوفر ميزات لإدارة المستندات والسلوك التعاوني والتحقيق والفئة والتنوع والمسح الضوئي والخصوصية والمساءلة والتخزين. تعمل أدوات إدارة المستندات اللوجستية وإنشاء المستندات الرقمية على تحسين الخدمات اللوجستية وخدمات الشحن الخاصة بك. يقوم إنتاج المستندات بإنشاء ملفات رقمية ذات إمكانيات التعديل والتعبئة التلقائية باستخدام القوالب الموجودة مسبقًا لسندات الشحن، واستفسارات POD، وCMRs، والفواتير.

أخطاء التوثيق اليدوي

يمكن الوصول فورًا إلى سجلات الشحن للعاملين والشركاء الخارجيين والعملاء من خلال التسجيل والتخزين الرقمي. يمكن للموظفين قضاء وقت أقل في البحث في أكوام المواد. تتم إزالة الأخطاء في تكرار المستندات ونسخها.

تعتبر الإجراءات اليدوية أقل كفاءة في التعامل مع سجلات الشحن لعدة عوامل.

  • الفشل في تحديث الوثائق اللوجستية بسرعة لتعكس المواصفات المحدثة.
  • أدت عمليات البحث الموسعة للمستندات وسجلات العملاء إلى تأخير الاستجابة للاستعلامات.
  • فرص ضائعة نتيجة لتأخر اتصالات أعضاء الفريق.
  • عدم كفاية حل النزاعات وتقييد الرؤية وفهم الخدمات اللوجستية.
  • عدم القدرة على النمو والتكيف بسرعة وفعالية مع احتياجات العملاء المتغيرة.
  • يؤدي فقدان الأوراق أو وضعها في غير مكانها إلى فقدان البيانات والأصول والمعلومات.
  • عرضة لانتهاكات الإجراءات المتعلقة بأمان بيانات المستهلك.
  • يتم تكليف الموظفين الذين يعانون من إرهاق العمل بواجبات بسيطة وغير مهمة نسبيًا.
  • تؤدي ميزات مشاركة المستندات غير الكافية إلى عدم كفاية التنسيق والتفاعل.
  • التأخيرات الناجمة عن فقدان الأوراق أو وضعها في غير مكانها في محطات التحميل وساحات الشحن.

فوائد التوثيق الرقمي من خلال TMS

إن إنشاء المستندات الرقمية من برامج إدارة النقل يفيد شركات الخدمات اللوجستية. أدى إنشاء المستندات الرقمية ومنصات الاستضافة السحابية إلى جعل التعامل مع مستندات الشحن أكثر كفاءة. يصبح تسجيل الشحن أسهل عندما يتمكن الموظفون والمديرون من عرض الوثائق اللوجستية والعمل معًا في الوقت الفعلي. قد تعمل الفرق المشاركة في الشحن والنقل بشكل فعال، وتتواصل بسهولة، وتنشئ جميع وثائق الشحنة رقميًا.

يمكنك تدريب موظفيك بكفاءة لجعل النظام نشطًا وفعالاً بشكل كامل. يصبح الوصول إلى التقارير حسب الطلب أكثر سهولة عند مشاركة المعلومات لعمليات التعاون والشحن. أصبحت عملية مستندات الشحن أسرع مع التشغيل الآلي دون إضاعة الوقت. يمكنك التحكم في التعبئة وإعداد التقارير من أجل إطار عمل أسرع وحلول إعداد التقارير المخصصة: تتم إدارته بشكل احترافي للتعامل مع مواقع مختلفة للتعاون وإنشاء المستندات. أصبحت الرؤية والشفافية في الوقت الفعلي واضحة في جميع عمليات إعداد الفواتير وتحصيل المدفوعات وإنشاءها.

تتضمن بعض ميزات التوثيق الرقمي ما يلي:

  • إصدار الفلاش (FE)
  • نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتكامل على السحابة
  • إدارة علاقات العملاء
  • ابق على اتصال مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)
  • دعم إدارة التطبيقات
  • بنية مرنة
  • دعم القوى العاملة في الخطوط الأمامية
  • التكامل
  • حلول التكامل
  • إدارة الأسطول
  • تتبع الأسطول وإدارته
  • البنية التحتية
  • البنية الأساسية كخدمة
  • تحليلات البيانات
  • تحسين استخدام البيانات
  • أتمتة الاتصالات
  • الاتصال متعدد القنوات
  • تقنية التسويق
  • التوجه الاستراتيجي والحلول
  • الدعم التشغيلي
  • أتمتة وتبسيط النفقات
  • إدارة جميع حلول الصحة والسلامة والبيئة
  • نظام إدارة المستندات
  • تخزين المستندات وإدارتها

الشريك التكنولوجي المناسب للتوثيق الرقمي

تحتاج الشركات إلى تقنيات وحلول ذكية للتعامل مع سير عملها. التوثيق الرقمي هو الحل الأفضل لتبسيط أنظمة الأوراق والفواتير. تاكيون TMS هو أفضل برنامج لإدارة جميع احتياجات التوثيق الرقمي الخاصة بك من خلال واجهة مثالية. إنها المنصة الأكثر شعبية للخدمات اللوجستية الرقمية في المملكة العربية السعودية. يتم التعامل مع جميع مسائل الطلب والفوترة والفواتير والدفع بشكل احترافي وحلها باستخدام ميزاتها الحديثة لتحسين أداء عمليات الشحن الخاصة بك. لماذا الانتظار؟ تواصل معنا للوصول إلى أفضل الخدمات اللوجستية لإدارة إدارة المستندات الرقمية. نحن نؤكد لك إطار عمل أسرع مع تقليل الأخطاء والتدخل البشري. أصبحت تكنولوجيا إنشاء المستندات أكثر سهولة في الوصول إليها، حتى في متناول يدك. للحصول على مزيد من المعلومات حول خدماتنا اللوجستية الرقمية في المملكة العربية السعودية، تحدث مع خبيرنا أو قم بزيارة موقعنا الإلكتروني للتعرف على الميزات التفصيلية لنموذج أعمالنا.

الأسئلة الشائعة

ماذا عن التوثيق الرقمي في مجال الخدمات اللوجستية؟

يتضمن التوثيق اللوجستي الرقمي إنشاء المستندات كهربائيًا، وتسجيل العمليات اللوجستية، وإدارة الدفع والفواتير. يتعامل برنامج TMS مع كل هذه الأمور رقميًا.

ما الذي يرمز إليه TMS؟

يشير TMS إلى نظام أو برنامج إدارة النقل. يساعد على التعامل مع كافة العمليات اللوجستية ومراقبتها من خلال منصة رقمية.

ما هو نظام إدارة المستندات الرقمية؟

نظام إدارة المستندات الرقمية هو برنامج حاسوبي يتحكم في المستندات ويخزنها ويتتبعها إلكترونيًا.

كيف يعمل نظام TMS؟

TMS هي أداة رقمية تدير وتتتبع العمليات اللوجستية والتوثيق إلكترونيًا من خلال البرامج.

اترك تعليقاً 

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *